Rezerwuj
Rezerwuj

POLITYKA PRYWATNOŚCI Holiday Park and Apartments Sp. z o.o.

I. Informacje ogólne

  1. Niniejszy dokument stanowi Politykę prywatności Holiday Park and Apartments Sp. z o.o. i określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z plików cookies w związku ze świadczeniem usług najmu krótkoterminowego apartamentów wakacyjnych.
  2. Administratorem danych osobowych jest Holiday Park and Apartments Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Kopanina 34, 60‑105 Poznań, wpisana do KRS pod numerem 0001193651, NIP: 7792593811, REGON: 542691757 (dalej: Administrator lub Holiday Park and Apartments).
  3. Polityka prywatności ma zastosowanie w szczególności do:
    • użytkowników strony internetowej https://holidayparkapartments.pl/,
    • osób dokonujących rezerwacji pobytu bezpośrednio u Administratora (online, telefonicznie, mailowo),
    • osób dokonujących rezerwacji za pośrednictwem portali rezerwacyjnych (np. Booking.com, Airbnb, Nocowanie.pl, eSky), w zakresie, w jakim Administrator otrzymuje ich dane,
    • gości przebywających w apartamentach zarządzanych przez Holiday Park and Apartments.

II. Dane kontaktowe Administratora

  1. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
    • listownie: Holiday Park and Apartments Sp. z o.o., ul. Kopanina 34, 60‑105 Poznań,
    • e‑mailowo: [adres dedykowany – do uzupełnienia, np. rodo@holidayparkapartments.pl],
    • poprzez formularz kontaktowy na stronie: https://holidayparkapartments.pl/.
  2. Administrator nie ma obowiązku powołania inspektora ochrony danych, ale zapewnia kontakt w sprawach ochrony danych pod powyższymi adresami.

III. Zakres i źródła danych osobowych

  1. Administrator przetwarza dane osobowe osób korzystających z jego usług, w szczególności:
    • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, ewentualnie nazwa firmy, NIP (jeśli wystawiana jest faktura firmowa),
    • dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub korespondencyjny (jeśli potrzebny do rozliczeń),
    • dane dotyczące rezerwacji i pobytu: numer rezerwacji, data przyjazdu i wyjazdu, liczba gości, wybrany apartament, wybrany typ oferty (zwrotna/bezzwrotna),
    • dane rozliczeniowe: informacje o płatnościach (sposób, kwota, status), dane do faktury,
    • dane związane z reklamacjami i roszczeniami: treść zgłoszeń, korespondencja, dokumentacja roszczeń,
    • dane związane z korzystaniem ze strony internetowej: adres IP, pliki cookies, dane statystyczne dotyczące ruchu na stronie.
  2. Dane osobowe pozyskiwane są:
    • bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. przy rezerwacji, kontakcie mailowym/telefonicznym),
    • od podmiotów pośredniczących w rezerwacji (np. Booking.com, Airbnb, Nocowanie.pl), które przekazują Administratorowi dane klientów zgodnie z własnymi regulaminami,
    • w sposób automatyczny podczas korzystania ze strony internetowej, poprzez pliki cookies i podobne technologie.

IV. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

  1. Zawarcie i wykonanie umowy najmu apartamentu
    • Cel: obsługa rezerwacji, zawarcie i realizacja umowy najmu, kontakt przed i w trakcie pobytu, rozliczenie usług, obsługa reklamacji dotyczących pobytu.
    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia i wykonania umowy.
  2. Obsługa zgłoszeń i korespondencji niezwiązanej bezpośrednio z umową
    • Cel: udzielanie odpowiedzi na zapytania, prowadzenie korespondencji, udzielanie informacji o ofercie.
    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu informacji i utrzymaniu kontaktu z osobami zainteresowanymi ofertą.
  3. Wystawianie faktur, rozliczenia księgowe i podatkowe
    • Cel: prowadzenie dokumentacji finansowej, wystawianie faktur, rozliczenia podatkowe i księgowe.
    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów podatkowych i rachunkowych.
  4. Rozpatrywanie reklamacji, dochodzenie i obrona przed roszczeniami
    • Cel: przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji, dochodzenie należności (np. za szkody, opłaty porządkowe), obrona przed roszczeniami kierowanymi wobec Administratora.
    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dochodzeniu swoich praw oraz obronie przed roszczeniami.
  5. Marketing bezpośredni własnych usług
    • Cel: informowanie o aktualnej ofercie, promocjach, nowościach, wysyłka newslettera.
    • Podstawy prawne:
      • 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji własnych usług, w przypadku działań niewymagających zgody, oraz
      • 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadku wysyłki treści handlowych drogą elektroniczną (np. e‑mail, SMS), zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawem telekomunikacyjnym.
  1. Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony internetowej
    • Cel: administracja stroną, analiza ruchu, zapobieganie nadużyciom, dostosowanie serwisu do potrzeb użytkowników.
    • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i funkcjonalności serwisu.

V. Okres przechowywania danych

  1. Dane przetwarzane w związku z zawarciem i wykonaniem umowy najmu będą przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie przez okres niezbędny do przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat, chyba że przepisy szczególne przewidują inny termin).
  2. Dane wykorzystywane do wystawiania faktur i rozliczeń podatkowych będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (co do zasady przez 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).
  3. Dane przetwarzane na potrzeby rozpatrywania reklamacji, dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi będą przechowywane przez okres przedawnienia tych roszczeń.
  4. Dane przetwarzane w celach marketingowych na podstawie zgody będą przetwarzane do momentu jej wycofania lub zgłoszenia sprzeciwu, a następnie przez okres niezbędny do udokumentowania faktu wycofania zgody (co do zasady do 3 lat).
  5. Dane techniczne i statystyczne związane z korzystaniem ze strony (np. logi serwera, cookies) będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów technicznych i analitycznych, zgodnie z parametrami tych rozwiązań i obowiązującymi przepisami.

VI. Odbiorcy danych osobowych

  1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
    • podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi pomocnicze, w szczególności:
      • biurom rachunkowym, doradcom podatkowym,
      • dostawcom usług IT (hosting, serwisy rezerwacyjne, systemy płatności, utrzymanie strony),
      • firmom sprzątającym, serwisowym i technicznym, obsługującym apartamenty,
    • podmiotom pośredniczącym w rezerwacji (np. portale rezerwacyjne), w zakresie niezbędnym do realizacji umów zawartych za ich pośrednictwem,
    • operatorom płatności (np. operatorzy płatności online, banki) w związku z obsługą płatności,
    • kancelariom prawnym oraz podmiotom windykacyjnym, w przypadku dochodzenia roszczeń,
    • organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy podatkowe).
  2. Podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych, działają na podstawie umów powierzenia i są zobowiązane do przetwarzania danych zgodnie z RODO i instrukcjami Administratora.

VII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

  1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
  2. Jeżeli w przyszłości Administrator będzie korzystał z narzędzi lub usług wymagających przekazywania danych poza EOG (np. niektóre narzędzia analityczne lub marketingowe), przekazywanie to będzie odbywać się wyłącznie:
    • do państw, w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję o odpowiednim stopniu ochrony, lub
    • z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską.
  3. Informacja o ewentualnym przekazywaniu danych poza EOG oraz zastosowanych zabezpieczeniach będzie dostępna na żądanie osoby, której dane dotyczą.

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza jej dane, jaki jest zakres danych, w jakich celach są przetwarzane, oraz otrzymania kopii danych.
  2. Prawo sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych.
  3. Prawo usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – żądania usunięcia danych m.in. w sytuacji, gdy dane nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy została cofnięta zgoda, a brak jest innej podstawy przetwarzania, z zastrzeżeniem przypadków, gdy Administrator ma obowiązek lub prawo dalszego przechowywania danych.
  4. Prawo ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w RODO (np. gdy osoba kwestionuje prawidłowość danych).
  5. Prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
  6. Prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych:
    • w przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora), w tym wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego; w razie wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego dane nie będą już przetwarzane w tym celu,
    • z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby – wobec innych operacji przetwarzania opartych na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
  7. Prawo wycofania zgody – wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
  8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa), jeżeli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane z naruszeniem przepisów.

Realizacja powyższych praw odbywa się poprzez kontakt z Administratorem na dane wskazane w sekcji II.

IX. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, lecz w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i wykonania umowy najmu, dokonania rezerwacji oraz wystawienia dokumentów księgowych.
    Brak podania danych może uniemożliwić zawarcie umowy, realizację rezerwacji lub udzielenie odpowiedzi na zapytanie.
  2. Podanie danych w celach marketingowych (np. zgoda na newsletter) jest dobrowolne i brak zgody nie wpływa na możliwość skorzystania z usług najmu apartamentów.

X. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Strona https://holidayparkapartments.pl/ może wykorzystywać pliki cookies oraz inne podobne technologie (np. local storage) w celu:
    • zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies techniczne),
    • zapamiętania preferencji użytkownika (np. język, sposób wyświetlania strony),
    • prowadzenia statystyk odwiedzin (cookies analityczne),
    • ewentualnego prowadzenia działań marketingowych (cookies reklamowe), jeśli zostaną wdrożone.
  2. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputer, telefon), które pozwalają na rozpoznawanie urządzenia przy kolejnych odwiedzinach.
  3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia swojej przeglądarki internetowej w zakresie obsługi cookies, w szczególności:
    • blokować automatyczną obsługę cookies,
    • usuwać zapisane cookies,
    • ustawić ostrzeżenie przed zapisaniem cookies.
      Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są w ustawieniach/przewodniku używanej przeglądarki.
  4. Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony internetowej.
  5. W przypadku wykorzystywania cookies do celów marketingowych lub analitycznych wymagających zgody, Administrator będzie pozyskiwał odpowiednią zgodę użytkownika poprzez odpowiedni komunikat na stronie.

XI. Zmiany Polityki prywatności

  1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku:
    • zmiany przepisów prawa,
    • wprowadzenia nowych funkcjonalności serwisu lub sposobów przetwarzania danych,
    • zmian organizacyjnych po stronie Administratora.
  2. Zmieniona Polityka prywatności będzie publikowana na stronie internetowej Administratora z odpowiednim wyprzedzeniem lub informacją o dacie jej wejścia w życie.
  3. Dla umów i procesów przetwarzania rozpoczętych przed zmianą Polityki prywatności stosuje się wersję obowiązującą w dniu rozpoczęcia danego procesu, chyba że przepisy bezwzględnie obowiązujące stanowią inaczej.